Phần mềm hoạch định nguồn nhân lực ERP giúp doanh nghiệp vận hành logic, thông minh và hiệu quả hơn rất nhiều mô hình kinh doanh truyền thống. Vậy, quy trình triển khai ERP trong quản lý của doanh nghiệp vừa và nhỏ để kiểm soát nguồn lực, nâng cao hiệu suất lợi nhuận diễn ra như thế nào?
Quy trình triển khai phần mềm ERP chuẩn quốc tế trải qua các bước dưới đây:
Chuẩn bị dự án
Đây là giai đoạn doanh nghiệp và nhóm dự án ERP cùng nhau ký kết hợp đồng, chuẩn bị cho dự án. Công tác chuẩn bị bao gồm: thành lập đội dự án; ấn định các đầu việc cần chuẩn bị; các bước, các giai đoạn và thời gian triển khai.
>>> Mô hình ERP- lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
Quy trình triển khai ERP tưởng không dễ mà "dễ không tưởng"?
Nhóm dự án ERP bao gồm: người quản lý dự án, những thành viên dày dặn kinh nghiệm, chuyên gia cùng ban quản trị. Đây là những người rất giỏi trong lĩnh vực cấu trúc và cài đặt mô hình. Họ cũng là chuyên gia trong các vấn đề như: quản lý tổ chức, tái cấu trúc mô hình kinh doanh hay đo lường tính thân thiện của mô hình với của người dùng. Điều này cũng được hiểu rằng, nhóm dự án ERP chính là những người có tầm nhìn toàn diện và nhận được sự tín nhiệm cao từ tổ chức.
Tư vấn và khảo sát
Đội BA của bên cung cấp quy trình triển khai ERP sẽ thực hiện các khảo sát về doanh nghiệp bao gồm: hệ thống hạ tầng, cơ cấu tổ chức, lĩnh vực hoạt động, nghiệp vụ, hồ sơ nhân sự, báo biểu, hệ thống thông tin truyền thông,.… từ đó xây dựng nên hồ sơ đánh giá hiện trạng làm căn cứ cho các công đoạn triển khai về sau.
Tư vấn và khảo sát trong quy trình triển khai ERP
Công đoạn này sẽ giúp các nhà cung cấp và triển khai hệ thống ERP hiểu hơn về quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Cùng lúc đó, doanh nghiệp cũng sẽ hình dung được những khía cạnh nội dung cần hoàn thiện để có thể triển khai phần mềm ERP một cách thực sự hiệu quả.
Xây dựng quy trình và hệ thống nghiệp vụ tiêu chuẩn
Sau khi khảo sát thực trạng doanh nghiệp, đơn vị cung cấp phần mềm sẽ lên tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ (gọi tắt là URD). Tài liệu này mô tả toàn bộ quy trình hoạt động của doanh nghiệp cũng như yêu cầu của từng bộ phận. Khâu thống nhất tài liệu URD giữa hai bên cực kỳ quan trọng, vì bản mô tả URD càng chính xác thì việc chỉnh sửa cấu trúc phần mềm về sau sẽ được hạn chế đến mức tối thiểu nhất.
Kế tiếp, đơn vị cung cấp có thể đưa ra các tư vấn và đưa ra các giải pháp về kỹ thuật, quy trình hạch toán… để xử lý các bài toán quản trị mà doanh nghiệp đang gặp phải.
Phân tích và phát triển hệ thống
Đội ngũ kỹ sư phần mềm sẽ tiến hành thiết kế và lập trình hệ thống theo tài liệu mô tả trước đó. Sau khi đã lập trình, phần mềm sẽ chuyển sang đội test để test hệ thống và kiểm tra các lỗi nếu có.
Phân tích và phát triển hệ thống để kiểm tra các lỗi nếu có
Các bước phát triển hệ thống có thể kể đến như:
Cài đặt server, bao gồm các công đoạn như: Cấu trúc dữ liệu, cấu trúc chương trình, màn hình nhập liệu, tính năng nghiệp vụ…
Kiểm tra tính chuẩn xác của thiết kế, hiệu chỉnh và sửa đổi phần mềm.
Cài đặt mô hình ERP
Sau khi đã hoàn thành các công đoạn trên, đơn vị cung cấp phần mềm sẽ viết tài liệu mô tả và tiến hành cài đặt phần mềm cho doanh nghiệp. Sau đó đơn vị cung cấp sẽ hỗ trợ, hướng dẫn doanh nghiệp cách áp dụng chương trình vào công việc.
Có thể hỗ trợ thông qua các hình thức như: hướng dẫn từ xa hoặc trực tiếp đến trụ sở của doanh nghiệp. Trong suốt quá trình sử dụng các nhà quản trị có thể thường xuyên trao đổi với đơn vị cung cấp giải pháp để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một nhanh chóng tốt nhất.
Vận hành thực tế và nghiệm thu dự án
Khi quy trình triển khai ERP được hoàn tất, phần mềm được di chuyển từ thử nghiệm sang ứng dụng thực tế. Điều này đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại, tất cả các dữ liệu từ hệ thống trước đó sẽ di chuyển sang hệ thống ERP mới.
Nghiệm thu dự án diễn ra sau khi kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm
Giai đoạn nghiệm thu diễn ra sau khi kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm, bao gồm: các module nghiệp vụ đã phát triển theo tài liệu URD, tài khoản quản trị hệ thống, hướng dẫn cài đặt và sử dụng hệ thống, dữ liệu test phục vụ việc nghiệm thu UAT, triển khai hệ thống (System Setup Manual),...
Bảo trì mô hình ERP
Công việc bảo trì sẽ tiến hành, khi các nhà cung cấp phần mềm nhận được thông báo từ doanh nghiệp lúc có sự cố xảy ra trong quá trình sử dụng. Đơn vị sẽ khắc phục, giải quyết các lỗi của chương trình bằng một trong số những biện pháp sau:
Hướng dẫn giải quyết sự cố hoặc lỗi phần mềm thông qua Internet bằng các phần mềm hỗ trợ trực tuyến hoặc qua điện thoại,…
Đơn vị cung cấp phần mềm cử nhân viên đến bên doanh nghiệp trực tiếp xem xét và giải quyết sự cố phần mềm đã cài đặt.
Đơn vị cung cấp giải pháp sẽ luôn đồng hành để bảo trì hệ thống khi có sự cố xảy ra
Với những trường hợp như: virus, hư hỏng về điện hay ổ đĩa cứng, tùy theo mức độ và điều khoản đã ký kết mà đơn vị cung cấp phần mềm sẽ tiến hành cài lại phần mềm cho doanh nghiệp.
Việc áp dụng quy trình triển khai ERP với những bước chuẩn quốc tế, giúp doanh nghiệp giải quyết những vấn đề trong quản trị nguồn nhân lực một cách thông minh và hiệu quả hơn. Sbiz.vn cam kết sẽ luôn là nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh với uy tín với chất lượng cao. Đơn vị cam kết hỗ trợ tối đa cho việc phát triển, vươn xa hơn của doanh nghiệp trong hiện tại và tương lai!
